Dernek İşletme Online sistemleri, dernek yönetiminde ihtiyaç duyulan modül ve hizmetlerin bir arada sunulduğu, mevzuata uygun olarak tüm kayıtların tutulabildiği ve iş yükünü oldukça hafifleten sistemlerdir.
Dernek İşletme Online Sistemlerin Kullanım Amaçları
1. Derneğe ait iş ve işlemlerin web üzerinden gerçekleştirilebilmesi,
2. Dernek üye ve bağışçılarının yanı sıra dernek hakkında bilgi edinmek isteyenlere kolayca bilgi sunulması,
3. Derneğin bağış ve aidat toplama kanallarında alternatifler yaratılması,
4. Üyelerle daha hızlı etkileşim kurulabilmesi,
5. Dernek çalışan ve yöneticilerinin iş yüklerinin hafifletilmesi,
6. Zamandan ve mekândan bağımsız dernek yönetiminin sağlanması,
7. Kurumsal kimliğin güçlendirilmesi.
Dernek İşletme Online Sistemlerin Gereksinimleri
Dernek işletme online sistemlerde süreçlerin doğru yönetilebilmesi için gerekli olan pek çok modül ve hizmet vardır. Sistem tasarlanırken bu ihtiyaçların göz ardı edildiği sistemler genellikle son kullanıcının çeşitli alanlarda kayıplarına sebep olmaktadır. Bu nedenle dernek yazılımı tercih ederken mutlaka doğru tasarlanmış yazılımlar tercih etmeye özen gösteriniz. Gelelim dernek işletme online sistemlerinde nelerin gerekli olduğuna;
Web Sitesi
Yeni dönemde dernekler hem kendilerini tanıtmak hem de üye ve bağışçıları ile etkileşim kurabilmek için web sitesine ihtiyaç duyarlar. Web sitesinin bir üye için gereken tüm yazılım alt yapısına ve tüm cihazlarda fonksiyonel çalışıp çalışmadığına dikkat edilmelidir.
Online Ödeme Sistemi
Dernekler için en zorlu süreç kuşkusuz aidat ve bağışların toplanmasıdır. Dernek işletme online sistemleri ödeme alternatiflerinde de çeşitli modül ve hizmetler sunmalıdır. Üye ve bağışçıların zahmetsizce derneğe ödeme yapabildikleri bir ortam kuşkusuz dernek işletmede karşılaşılan büyük bir sorunu da en hafif şekilde atlatmaya yardımcı olur.
Çapraz Platform Desteği
Dernek işletme online sistemleri her zaman erişilebilir olmalıdır. Dernek yazılımına her platformdan erişmeye olanak tanıyan web ve mobil ara yüzlere sahip olunmalıdır.
Dernek İşletme Online Sistemlerde Tutulması Zorunlu Olan Defterler
Karar Defteri
Yönetim kurulu kararlarının tarih ve numara ile kayıt altına alındığı defter. Her yeni kayda ait sayfanın altı toplantıya katılan üyeler tarafından imzalanmaktadır.
Üye Kayıt Defteri
Derneğe üye olarak giren kişilerin kimlik bilgileri, derneğe giriş – çıkış tarihleri gibi bilgilerin işlendiği defterdir. Üyelerin yaptığı ödemeler de bu deftere kaydedilir.
Evrak Kayıt Defteri
Gelen – giden evrakların tarih ve sıra numarası ile kayıt edildiği defter. Gelen evrakların asılları ve giden evrakların kopyaları dosyalanır. Elektronik ortamda gönderilen ve alınan evrakların çıktıları da saklanmalıdır.
İşletme Hesabı Defteri
Derneğe ait gelirler ve giderler bu deftere açık ve düzenli bir şekilde kaydedilir.
Dernek İşletme Online Sistemlerde Tutulması İsteğe Bağlı Olan Defterler
Demirbaş Defteri
Derneğin sahip olduğu demirbaşların edinme tarihi ve şekli, kullanıldıkları ve verildikleri yerler bu deftere kaydedilir. Ayrıca kullanım süresi dolan demirbaşların da kayıttan düşülmesi bu deftere yazılır.
Alındı Belgesi Kayıt Defteri (EK – 10)
Tüm alındı belgelerinin seri ve sıra numaraları, belge alan ve iade eden kişilerin; adı, soyadı ve imzaları, ayrıca aldıkları belge aldıkları ve iade ettikleri tarihler bu defterde kayıt altına alınır.
Envanter Defteri
Ticari işletmelerden de aşina olduğumuz Envanter Defterleri, dernek işletme online sistemlerde de isteğe bağlı olarak tutulabilmektedir.
Defter-i Kebir
Yevmiye defterinde kaydedilmiş olan işlemlerin alınarak sistemli bir şekilde ilgili hesaplara dağıtılmasını ve tasnifli olarak bu hesaplarda toplanmasını sağlayan defterdir. Bilanço usulünde isteğe bağlıdır.
